1.導入の背景　~入所者管理と稼働率~

ペースノート導入前にどんな課題がありましたか？

入退所管理が煩雑で、施設の中で情報の行き違いが発生していました。

エクセルで入退所管理をしていたのですが、日々発生する予約変更を反映させるのが大変な手間でした。修正するたびに印刷し、施設のスタッフに配布していたため、情報の行き違いが起こることもありました。

そのため、相談員業務は調整が大変で、定着しないという問題もありました。

 

導入して課題が解決できましたか？

手間がかかっていた入退所管理がスムーズになり、施設内の情報共有の課題が解決しました。また、空床数が一目でわかり、ケアマネからの問い合わせにすぐに答えられるようになりました。

ペースノートは部屋移動が簡単にでき、リアルタイムに全職員に情報共有できますし、画面が見やすく見間違いがなくなりました。空いている部屋がすぐにわかるので、ケアマネからの問い合わせにも自信をもって答えられるようになりました。

また、空床が見えてしまうので、何とか埋めなくちゃいけないという意識を持つようになりました。

 

 

2.導入支援について　~導入支援により少しずつノウハウを学ぶ~

導入する際に不安はありましたか？

最初はどんなものか不安だったのですが、丁寧なサポートで不安なく導入できました。また、毎週のミーティングで稼働率向上のノウハウを学ぶことができました。

導入後すぐは対面でお打ち合わせをしていただき、スムーズに使い始めることができました。また、ペースノートは「ソフトだけどうぞ」というサービスではなく、相談員の理解の状況に応じてより良い方法をアドバイスしてもらえ、不安なく新しい施策に挑戦できました。

 

 

3.導入による効果　~数字への理解と稼働率アップ~

ペースノートを導入してどんな効果がありましたか？

数字への苦手意識が消え、楽しみながら稼働率UPに挑戦できました。

「データ活用」と言われて難しいのではと構えていましたが、ペースノートの導入支援では使い方だけでなく相談員が実践できる内容に落とし込んでいただけました。それを毎週、毎月と行動を積み上げていくと、そのまま稼働率が上がりました。

ミーティングの中で、直近の目標と数か月先の目標と進捗の確認ができ、数字を分析する視点が大切だということを学ぶことができました。毎月稼働率が上がっていくのが見えるので、やらされている感じではなく、楽しみながら挑戦できました。成果が目に見えるので嬉しいです。

また、余裕が出てくると、送迎の人数を見ながら、入れ替えの負担の多い日があることが見えてきました。そのため、同じ稼働率でも入所日を調整し、負担の偏りを減らすような努力ができるということが、感覚値でなく具体的に理解できました。

 

現場からの反応はいかがですか？

とても好評です。

見やすい。以前の利用履歴が見えるのがいい。入退所時間を入れられるので、食事の要・不要の判断や、送迎の準備ができるのが便利だとの声がありました。

これまでは利用者様のご希望など細かいことは書いておく仕組みがなかったため、いろいろなことを覚えておかなければなりませんでした。今はシステムで共有できるようになり、相談員も現場も、利用者様のことをより深く理解し、覚える余裕ができたように思います。結果として利用者様の個別ケアに関して職員の質が上がったと感じています。

 

 

4.今後の展望

今後どのようにペースノートを使っていきたいですか？

稼働が上がり、職員の動き方も変わり、今やペースノートはなくてはならない存在です。

利用者様と職員のために安定した運営を継続していきたいです。