1.導入の背景

まず、導入前に抱えていた課題について教えてください。

由寿会は、東大阪市内の4施設でショートステイを運営していますが、予約管理方法は施設によってバラバラで統一されていませんでした。

具体的には、各担当者がエクセルを独自の様式作成・管理しており、結果、空室の確認や稼働率の計算、お客様の入退所の確認などをすべて手作業で行っており、施設内での情報伝達ミスも重なっていました。

導入を決めた理由を教えてください。

ペースノートのベッド管理システムを導入することで、業務の簡素化を図ることができ、より利用者様、ご家族や居宅ケアマネとのコミュニケーションに時間を使えるのではと思いました。また、相談員の予約業務を見える化することで、各施設ごとの予約管理の上での問題点、改善点が分かるのではないかと思い、決断しました。

2.導入後の運用時の対応

ペースノートの定着にあたり気をつけた点はありますか。

システム導入から本格稼働までに2か月程度をかけました。 最初の1カ月は、既存のやり方のヒアリングや改善の方向性検討等を実施しました。システム導入後も1カ月程度は、週1回の相談会も開催し新しいシステムの使い方に慣れるよう工夫しました。

うまく定着した秘訣はどのあたりにありますか。

システムを導入したことでやり方が統一された反面これまでのやり方を変えざるを得ない部分もありましたが、法人として「ペースノートを利用する」という大方針をトップダウンで示されたのが良かった。

3.導入による効果

ペースノートの導入により、どのような効果がありましたか。

導入後、営業用FAXの送信や空床の計算など予約管理に付随する作業がほぼ発生しないようになりました。また、クラウド型のスケジュール管理に変更されたことで、全施設の空床がいつでも誰でも確認できるようになり、かなりの工数が削減されました。

また、業務改善によりできた時間で、ご利用者様やその家族と関わる時間が増え、サービスの質の向上につながりました。例えば、送迎の頻度が増えたことで、その場で次の予定についてコミュニケーションができるようになり、先の予定について家族の意向を反映できるようになりました。

4.今後の展望

最後に、由寿会のショートステイの今後の展望を教えてください。

由寿会では、”皆を幸せに、皆が幸せに”をスローガンに、地域の灯台として地域住民の皆様に頼りにされるサービス運営を心がけております。

ショートステイについても、近年注目されているレスパイトの一環として、より多くのご利用者様に活用いただけるよう、今後もサービス面や業務面での改善を進めていきたいと考えています。