エクセル管理で絶えない予約のトラブル。データの信憑性を疑ってしまう状況が続いていた

今回は、施設長、経営企画室のシステム部長、現場の相談員のみなさまにお越しいただきました。まずはペースノートの使用状況を教えてください。

グループ内で運営しているすべてのショートステイでペースノートを活用しています。

相談員や管理職が様々な機能を活用して管理し、現場の職員は閲覧が中心です。PC画面を1台は必ず開いておいて、常に空床を確認できるようにしています。

 

 

ペースノート導入以前に抱えていた課題を教えてください。

システム部門が一括して全施設向けにエクセルでマクロや関数を組み、各部屋の予約状況の管理や稼働率の計算をしていました。

ところが、施設のPCのエクセルのバージョンによって表示が異なったり、作業中に落ちたり、保存されていないといったトラブルが数日に一度、頻発していました。

 

 

エクセルならではの問題という感じですね。もう少し具体的にお聞かせください。

例えば、システム部門のパソコンで確認すると問題なく表示されるものが、施設のパソコンだとエクセルのバージョンの違いによって、ズレが生じていたりするんです。

システム担当が現地で直接見て直す必要があり、手間も時間もかかっていました。

事業所ごとに使いやすいようにカスタマイズされていたので、トラブルの事象も違いますし、気づけば参照関数が間違っていた、などということも起きていました。

データを活用するためにエクセルにマクロまで組んだはずなのに、実際にはデータが正しいかすら疑ってかからないといけなくなってしまい、本末転倒ですよね。

 

 

ファイル管理も大変そうですね。最新版が複数あってどれが最新版かわからなくなる、といったトラブルもよく聞きます。

ショートステイは、1年という区切りがないので1年ごとに別ファイルにすることができず、タブが3〜4年分と大量に作られるせいでファイルが重くなりすぎて開けない、という事態も起きていました。

 

 

他に、エクセル管理でお困りになったのはどのようなことでしょうか。

受けた予約が消えているという予約管理でのトラブルが度々ありました。

システム部門がその度にエクセルを確認するのですが、エクセルの動作不良か、職員の入れ忘れか、別の誰かが誤って消したのかもわからず、ご利用者お客様にもご迷惑がかかってしまうため、なんとかしたいという想いがありました。

 

 

こういったトラブルやクレームに対して対策は検討されましたか？

エクセルファイルを写真に撮ってどの時点まで正しいか追えるよう工夫していましたね。
毎日印刷をしたものに予約内容を手書きするせいで、エクセルに最新の予約が反映されず、混沌としていました。

 

 

予約管理での様々なトラブル、たいへん苦労なされたと思います。よく現場は回ってらっしゃいましたね。

当時はまだ1事業所しかなかったので回っていたんです。事業所を増やしていく段階で課題として挙がってくるようになりました。

 

 

正しいデータの把握や、事業所感での空き情報がわからず予約を取りこぼしていた

また、以前は、事業所単位で管理者と現場職員でエクセル管理をしていたため報告時にタイムラグが発生し、経営側はいつの時点の稼働率なのかを把握しきれませんでした。
そして、当時コロナ禍となったことも影響がありました。
事業所間で予約状況をリアルタイムに確認できないので、別の施設でなら受け入れられたはずなのに、気づかずにお断りするケースがありました。

 

 

他にお困りのことはありましたか？

予約の部屋割り調整をスムーズにしたいと考えていました。
本来なら入居者に部屋移動を調整してもらえれば、新規受け入れができるのに、エクセルの場合はセルを一度貼ってしまうと動かすことができないため困っていました。

 

 

ありがとうございます。現場の方はエクセルの使い方に対して、経営層の方はデータ把握の難しさを感じてらっしゃったということですね。

社内DX推進をきっかけに知ったペースノート。データを正確にかつリアルタイムに把握できることが決め手

2023年の3月に3事業所で同時にスタートいただきました。お知りになったきっかけは何ですか？

2年前に「デジタルを活用してDXを推進し、データをうまく経営に生かしていこう」という方針が打ち出されました。
ちょうどそのタイミングで、当社の代表が日経ヘルスケアのペースノートの紹介記事を見て、経営企画室に検討の指示がありました。

 

 

ペースノート以外に他の製品をご検討されましたか？

介護報酬請求システムの入れ替えを行っていた時期があり、予約管理に関してもそのシステムを使用するつもりでした。
ところが、最初の設計の段階で、ショートステイの現場からは、「使えない」「エクセルの方が楽」だとはっきり言われてしまって…
とはいえ、統一してシステムを入れるにあたって、うちのように部門数が多い法人の場合は数が多い事業所に合わせるため、少数の事業所の意向に対応しきれないこともあります。
これまでは我慢してもらっていましたが、予約管理に特化した使いやすいシステムを入れてあげたい…とずっと考えていたところ、ペースノートと出会うことができました。
今までの統一システムでは難しかった少数部門の方々にも使いやすくなったことは本当に良かったと感じています。

 

 

単なる過去数字の報告から、ショートステイの稼働率向上を目指して先々への打ち手を講じるように大きく変化

導入後の変化をお聞かせください。

まず現場レベルの話で言いますと、エクセルと比べて圧倒的に扱いやすくなったことで、作業数が激減しましたし、データが常に最新のものなので予約を受ける際の不安も迷いも全くなくなりました。

また、事業所間の予約の調整がスムーズになったことで、外部のケアマネからの信頼度が上がったと感じています。
「今日どうにかなりませんか？」という緊急のお問い合わせは、ショートステイあるあるだと思います。
要望をいただいた方のお宅が法人内の別の事業所に近い場合、電話中にペースノートでその施設の空き状況を確認して提案を差し上げられるようになりました。
ケアマネ側は、あちらこちらにお電話をしなくてよいですし、当社も空室を埋めることができてwin-winですね。
もちろん、最終的に他施設で受け入れできるかの確認は必要なので、「法人内の他施設があいてるかも」という言い方に留めてはいますが。

 

 

緊急で探されている方にとっては可能性が感じられるだけでも心強いでしょうね！

その他には、経営側の経営数字を見る視点まで変化してきたことも大きかったです。
予約の段階で稼働率を元に月間売上の着地を予測できるので、どこまで稼働率をあげるか、早めに打ち手の検討もできるようになりました。
よく、「ショートステイにおいて入退所管理は経営の中でも最重要項目」という話を聞きますが、本当にその通りだなと日々実感しています。

また、ご利用者の動きや稼働率が信頼性のある数字で見えるので、今まで知見がなかった経営数字の見方に指針ができました。
ペースノート内に、「新規から定期へ何割」というふうに数字の見方がセッティングされていることで、この数字に着目したらいいんだと意識できるようになったんです。
今では「新規から定期」という表現が部門の共通ワードになりました！

10床、40床と規模が違う事業所でも、共通のワードで会話しながら比較することもできます。
まだ使用して一年ですが、さらに使っていくことでデータが蓄積されてますます分析できることが増えるので楽しみです。
今まではただ結果として過去の数字を見ていただけだったものが、経営として先を見て打ち手を講じるようになってるんです。こんな大きな変化はなかなか感じられないことだと思います。

FAX送信機能を使ったことでグループ外からの新規集客に成功！今では定番の営業ツールに

当初は想定されていなかった成果はありますか？

営業用FAXの一括送信機能の反応がすごくよかったです！最初の導入段階で、試しに送信してみたところかなりの反響がありました。
一度もお問い合わせいただいたことのない事業所や、弊社のサービスを使用したことのない方からの新規のお問い合わせが入ってきて驚きましたね。
今までは、弊社内でサービスを使ってない居宅ケアマネにはなかなか届きにくかったのですが、見事にこの壁が崩れました。

 

 

具体的にどのくらいの反応率だったのですか？

最初の頃は、条件を絞り込みせず各事業所から300件も送ったこともあって、10件近くは反応がありました。
いまだに、新型コロナウイルスの流行などで事業所がバタバタしていると、現場でFAXが当然のように営業手段として使われるようになりました。
あくまで一つの手段のはずですが、あまりに便利なせいでFAX一辺倒になるのはよくないかなと思い、「対面も大事だよ」と伝えています（笑）

 

 

FAX送信機能は本当に多くの事業所様からご評価いただいております。おっしゃる通り、FAXと営業は組み合わせる必要がありそうですね。単独型のショートステイは、FAX集客でロングを獲得することもあると聞いています。

当社の場合はまだ日が浅く、短期の入所がすごく多いので経営数字が波を打っていました。
2泊3日でたくさんのご利用者を受け入れる方針だったのが、「現場のスタッフの負担軽減と経営の安定のためにロングを増やすべき」と貴社からアドバイスをいただいて実践した結果、本当に数字が安定してきて、それが今期の方針になっていたりもしています。
こういった戦略の立て方までアドバイスをもらえるのはペースノートさんならではなのではないでしょうか。

また、ペースノートで稼働率を把握することはショートステイだけでなく、法人内の他サービスにもいい影響を与えていますね。
まずはショートステイを利用し、そのまま特養へ入居される方もいらっしゃいます。
そのためショートステイの利用人数を確保しておくことが、特養の稼働率の向上にもつながっています。

現場の意見としては、ショートステイについて会議でデータをすぐ出せるので報告しやすくなりました。
良い数字が出ていると「短期は最近いいな！」と褒めてもらえたり、現場のモチベーションもあがっていますよ。

洗練されたUIで現場の受け入れもスピーディーに。他のシステム導入に比べ1/3以下の労力で導入に成功

 

 

導入時について伺います。社内でのご事情などお聞かせください。

まず最初にDXを担当するシステム部門が説明を伺い、その後、現場の管理者がマネジメントに対して導入意思を伝え、最終承認が降りました。
現場の職員へ納得してもらうためにメリットをしっかり伝えること、感触を確認するため、現場への説明も欠かさずに行いました。

現場の方への説明のポイントとしては、FAX送信機能を推しましたね。
ショートステイの事業所は、人のやりくりが難しくてなかなか営業にまで手が回らないので、ここは刺さるだろうと思っていました。

また、ペースノートの場合は、居宅の事業所の基本情報が入力されているので、手間がないのもポイントでした。
以前のシステムは、導入時に自分たちで入力したので本当に大変だったんですよ。「初期設定の手間なく導入できるので、もうやっちゃいませんか」と現場
に提案しました。

長年、課題に感じていたことがクリアされていったので、我々の想像以上に抵抗感なく現場に受け入れてもらえました。
従来のシステム導入に比べ、1/3くらいの労力で済みましたから、導入をすすめる担当者としては最高にありがたかったですね！

 

 

導入をすすめるにあたって苦労された点はありましたか？

現場に使ってもらえるか懸念してましたがペースノートは、その苦労が本当になくて…。
操作感が自然とわかるデザインだったからでしょうね、全く抵抗なく使ってもらえました。
それに、使っている中でのトライアンドエラーや質問事項は、実際こちらから何度もお電話させていただいて、いつもすぐにご回答いただいたんですよね。おかげ様で不安になることもなく勧められました。
通常はシステム導入時に3〜4回程度は説明会を行うのですが、ペースノートの場合は2回ですみました。

 

 

従来のシステム導入に比べて、説明会の回数だけでも半分になったのですね！デザインや使いやすさに非常に力を入れているので、ご評価いただけて嬉しいです。

 

 

介護事業者があげる意見が実際にプロダクトに反映されていく。一緒に作り上げていく姿勢をご評価いただく

コンサル的な部分もご満足いただけているとのことですが、サポートの中での良い点や改善点があれば教えていただきたいです。

お世辞ではなくて本当に特に不満を感じたことがないんです。
レスポンスが非常に早いことと、やはりショートステイのことを我々以上にペースノートさんがご理解されていると感じるからでしょうね。

大手システムを導入した際は、今まで現場の意見を伝えてもそれが実際に反映されるという感覚はなかったのですが、ペースノートの場合は、導入直後に挙げた要望がどんどん改善されていっています。
他社からの要望も含め、我々だけでなく様々な事業所と一緒に作っていただけているんだな、という感覚があります。

また、現場の声をもとに質問や相談をさせていただく際にも、すぐに状況を理解してくださり、サポートをいただけたり、こうした方がいいですねなどと経営側の悩みに的確なアドバイスまでいただけるんです。
ショートステイのことを経営の目線からもサービスの提供側からも深く理解していらっしゃるので非常にありがたいです。

まだまだショートステイの需要は伸びていますし、なるべくご利用者に気持ちよく使っていただけるよう頑張りますので引き続き、ご協力いただけたらと思います。

 

 

もちろんお任せください！今後も引き続きプロダクトの開発に皆様のお力をお借りできればと思っています。

最後に、導入を検討されている方へ先輩ユーザーとしてアドバイスなど伺えますでしょうか。
今まで慣れたエクセルからの移行は不安になると思います。
慣れるまでは何が違うのか、他社はどうかと色々と比較する面もあると思いますが、本当に今までの苦労が軽減できることは感じています。
皆さんも使っていくことで良さを体感できると思うのでぜひ検討してみてほしいですね。

他のシステムでは、「本当に利用者のために、現場のためになったのかな？」と不安を感じる時もありましたが、トップダウンではなく、ボトムアップで導入できるペースノートはそんなことありません。
介護事業者側に寄り添ってくださっていると感じます。
この感覚が伝わればと思います。

 

 

今後の展望をお聞かせください。

ペースノートで蓄積された情報を経営に活かし、今まで以上に戦略戦術を磨いていこうと思っていますので、そのサポートをお願いしたいです。
現状でも十分やっていただけているので、今後も継続していただければ嬉しいです。

すごく嬉しいお言葉をいっぱいいただいて、本当にありがとうございます！ぜひこれからもよろしくお願いいたします。