クラウドの活用による業務改善とその限界

社会福祉法人 由寿会様について教えてください。

由寿会は1997年、特別養護老人ホームの設立から始まりました。

理事長の由井が勤務医として働いていた当時は、家庭の事情などによって社会的入院の方が病院に多く、家に帰りたくても帰れない高齢者を目の当たりにし、

「病院は終の棲家ではない。高齢者にとっての最後の良い棲家をつくってあげたい」

という想いから創業をしております。

 

 

法人のビジョンは「皆を幸せに 皆が幸せに」、ミッションとして「『地域の灯台』であり続ける」ことを掲げております。特養からスタートした法人ですが、あらゆる事業体系を持っている方が地域への貢献につながると考え、老健をはじめ11拠点31事業所でサービスを提供しています。法人全体で職員は約550名です。

 

 

介護保険サービスの提供だけでなく認知症相談支援センターの活動にも力を入れています。こちらでは認知症になっても過ごしていける地域づくりのために、近隣住民の理解が進むように

「認知症になっても大丈夫！！自分力とお助け力がひろくつながるまちづくり！！」

をスローガンに、「安心声掛けつながり訓練」を毎年各拠点で開催しています。

また、地域のお元気な高齢者向けに「アーバンケア友の会」を組織し、バスツアーやグラウンドゴルフ大会などを定期的に開催したり、夏から秋には子どもから高齢者まで幅広い世代が集う「アーバンケア祭り」を実施するなど、地域に開かれた「灯台」であるための活動に努めています。

 

 

ペースノートは法人内のすべての老健、ショートステイで利用中です。

 

 

ペースノートを利用する前の状況を教えてください。

入退所管理や予約管理はすべてエクセルで行っていました。施設ごとにフォーマットが全く異なり、まずはフォーマットを統一する必要があると考えました。

特に課題だったのが、すべて手入力していた点です。同じことを何度も記入する非効率さがあり、選択肢を用意できれば入力の手間を削減できるのに…と感じていましたね。

稼働率が95%以上と高い状態が続いていたことで、どうしても多用な状況になってしまい、エクセルの操作をはじめとした煩雑な業務をできる限り減らしたかったのです。

さらにフォーマットがあまりにも違うため、法人全体で施設の状況を把握しづらかったという問題もありました。

 

 

エクセルの課題を解決するために、まずは何から手を付けましたか？

まず法人全体で共有するためにはクラウドの活用が重要だと考え、エクセルと同様の操作感で使用できるGoogleスプレッドシートに移行しました。

業務効率化を担当する部署が現場へのヒアリングを重ねたおかげで、かなり使いやすいスプレッドシートを作ることができました。

合わせて「入所」「退所」「ベッド移動」など決まった項目はすべて選択式に変更。利用者一覧から名前も選べるようにしたことで入力の手間が大幅に減り、業務効率化につなげることができました。クリックしたら選択肢が出てきてパッパッと選ぶだけ、というのは本当によかったですね。

スプレッドシートを全施設で活用するようになり、法人全体の状況も把握しやすくなりました。

クラウドなのでどこからでも閲覧できることも大きな変化の一つです。

ただ、この仕組みは長く続きませんでした。利用が進むに連れ、どうしても看過できない課題が発生してしまったのです。

 

 

どのようなことが起きたのでしょうか？

スプレッドシート内で参照する箇所が多かったせいで、ファイルの表示に時間がかかってしまうということが起きたのです。

相談員は電話を受けながら入退所管理表を操作します。受話器を片手に即座に画面を開けなければ、対応が追いつきません。

開発したスプレッドシートの動きが遅くて電話の応答スピードに追いつかず、やっとファイルを開いた時には電話が終わってしまう…なんてことも。入退所管理表はスピードが命なんですよね。

 

 

さらに、セルをコピペするたびに参照先がずれ、意図しない情報が表示されるケースも頻発。表示されないならまだしも、間違った情報が表示されていれば利用者や家族にご迷惑をおかけしてしまいます。

スプレッドシートの担当者に連絡したところ、実は自分が操作しているうちにファイルが壊れてしまってたみたいなことも多く、申し訳ない気持ちになることもありました。おそらく修正していた担当者も相当な負担を感じていたはずです。

当施設は施設長や相談員の異動が少ないですが、異動が多い施設だと引継ぎなどもあり、より負担が大きいのかなと思います。

 

 

他にもスプレッドシートの課題はありましたか？

空室の管理も課題でしたね。利用者が入所者が100人いる中で、当施設は部屋移動が多く、全部屋の状況を管理するのが難しい。やむを得ず、「今月はこの部屋が空いている」という形で管理していたのですが、入退所・ベッド移動を厳密に管理することができませんでした。

どうしても部屋の管理が優先になるので、この方法では正確な稼働率や在宅復帰指標の計算に支障が出てしまいました。

 

 

エクセルの頃と比べればかなり課題を解決できたのですが、やはりアプリでないことの限界が明確になっていきました。

良かれと思ってたくさん便利な機能を詰め込んだせいでファイルの表示が重たく、そして壊れやすくなり、最終的には動作が重くなって業務に支障をきたすように…

業務効率化を担当する部署と相談する中で、ペースノート社の老健版アプリ開発に協力しようという方針を固めました。

 

 

アプリ開発によるさらなる業務改善と営業効率の向上

エクセルからスプレッドシートにして大きな成果があったものの、どうしても課題が解決しきれずにアプリの開発に踏み切ったのですね。ペースノートが開発されたことによる変化を教えてください。

最初に感じたのは、断然見やすくなったということです。画面いっぱいに必要な情報が大きく表示されますし、予約を表現する線を色付けできて本当に見やすいという印象でした。

おかげでエクセルやスプレッドシートだと見落としていた間違いに気付きやすくなりました。転室に関する操作ミスがなくなりましたし、いわゆるかぶせの予約も一目で分かります。

線をクリックして引っ張るというだけのかんたんな操作で予約が完了するのも分かりやすいですし、変更する時は特に操作しやすいなと感じますね。

 

 

ペースノートの開発で稼働率に影響はありましたか？

実を言うと元々稼働率が高かったこともあり、大きな影響はありませんでした。強いていうなら空室や稼働率が一目で分かることで危機感というか、意識の変化があったようには感じます。

ただ営業の効率化が進んだことは大きな変化ですね。ペースノートにしてから高稼働率を維持するための時間が明らかに削減できています。

元々は近隣の病院など、本当に片っ端から足を運んで営業していました。けれど時間をかけたからといって施設を利用してもらえるとは限らず、例えば同じ距離の病院でも医療圏が違うと転入がほとんどないということもあります。

ペースノートは転入前の病院ごとに利用者数が表示されるので、営業成果が出やすい病院が一目瞭然です。

 

 

FAXに関しても複合機に登録したリストに一斉送信をしていましたが、今では条件を絞って送れるようになったおかげで営業効率が上がりました。

以前から足を使った営業をしてコミュニケーションを取っていたおかげでFAX送信の成果が出ているとも思っています。

実は以前までリストは登録したきりで更新されることがなく、事業を終了した居宅の事業所へFAXを送ってしまってお叱りの電話をいただくなんてことも…ペースノートさんがリストの更新をしてくれているおかげで、今はこういったことがなくなって精神的な負担が減りましたね。

 

 

その他にもペースノートの開発で変わったことはありますか？

あとは利用を正しく入力しておけば、在宅復帰指標などの数字をすべて自動で算出してくれるのも助かっています。

在宅復帰指標のうち、特に在宅復帰率とベッド回転率は計算がたいへんなのですが、これを自動計算してくれるのは大きいですね。

以前は空室の表現ができないせいで、予約管理表から直接正確な稼働率を出すことができませんでしたから。

 

 

介護保険法に詳しい開発チームだからこそ実現できること

機能以外でもご評価いただける点があれば教えてください。

頻繁にアップデートがあり、機能改善されるところがいいですね。

今日は取材でご訪問いただきましたが、ついでに要望をたくさん言ってしまいました。それにも関わらず改善をしてくれるイメージがあるからこそ、つい要望を伝えてしまいます。

自分が使いやすくなるために、というよりもペースノートがいいものになれば他のユーザーも助かるという思いが強いんですよね。

ただ単に要望を受け付ける、ではなくちゃんとした意見交換の上で実現したいことを聞いてくれて、それを形にしてくれる。一緒に作り上げていくプロセスは他のソフトでは経験したことがありません。

全国のペースノートファンの皆様が要望を伝え続けているのは、おそらく期待の裏返しだと思っています。

 

 

開発の姿勢についてもご評価いただきありがとうございます。

ペースノートを作っている人たちが相談員業務に精通しているのはもちろんですが、介護保険法にくわしいことも評価すべき点だと思います。詳しすぎてもはや介護保険法マニアですね。

聞くところによると解釈が明確でない場合は行政や団体、民法など関連する法案を直接確認した上で機能に落とし込んでいるそうです。

現場業務が終わってから夜まで分厚い青本を読み込んでいる方もいらっしゃると思いますが、このあたりをすべて信頼してペースノート上に利用状況だけをちゃんと入れておけば安心という環境は本当に心強いですね。

解釈に悩みやすい部分に関しては、ペースノートの「？マーク」を押せば解説があるのもいいと思います。

 

 

これからペースノートを導入する方にアドバイスがあれば一言お願いいたします。

ペースノートを導入してよかったことは3つあります。入退所管理がシンプルで見やすくなる、利用状況を入れておけば運営に必要な指標が自動で算出される、営業活動の効率化につながるという3点です。

これらはどこの施設も抱えている課題だと思いますし、導入することでプラスにはたらくことは間違いなしです。

あとは数字が見える化されることで自施設の強み、弱みも明確になりますし、自分たちの行動も変わります。

 

 

今後の展望やペースノートに対する期待を教えてください。

一緒に成長させてもらってる感覚がありますし、少しでも使いやすくなる改善を続けていただけるとうれしいです。

自施設を利用してくれる方が増えるのはとてもありがたいことですし、これからもペースノートを活用しながら高稼働率を維持できればいいなと思っています。