1.導入の背景

まず、導入前に抱えていた課題について教えてください。

・幸楽の里ねや川では、10床のショートステイを運用しています。 これまでは稼働率110%の月もあり運営に自信があったのですが、コロナ後の昨秋から特養の入院者が増えたためロングショートを特養入所に振り替えざるを得なくなり稼働率が低迷してしまいました。

・過去の成功体験から、以前と同じやり方で稼働率を戻せると考えていましたがなかなか挽回できずにいました。

導入を決めた理由を教えてください。

・導入準備期間中に、過去の稼働データを渡しただけで課題と改善方針を分析いただけたことです。 その後、導入した月にいきなり稼働が好転し始めたのを見て、ペースノートさんと一緒にやれば時代のニーズに合わせて稼働率を上げていけると確信しました。

・また、経験の浅い相談員への指導に苦労していた中、相談員向けに営業の目標値やアクションを具体的に明確に示していただけたことも導入の決め手になりました。

2.導入後の運用時の対応

ペースノートの運用開始にあたり苦労した点を教えてください。

・これまでショートステイの利用管理を紙に手書きで行っていましたので、パソコンが得意な職員と苦手な職員の習熟度の差を埋めていくことには注意しました。

・得意な職員にIT面ではリードしてもらい、過去の運営で良かった部分と組み合わせながら、双方取り入れて進めていきました。 ペースノートは使い方が簡単なので、現在ではパソコンが苦手な職員も含めて評判は上々です。

ペースノートの運用開始後にうまくいきそうだと感じた瞬間はいつですか。

・稼働率向上という目標に対して、営業と利用管理に分解して①追うべき指標と②やるべきことを設定していただけたことです。

・各指標はペースノート上で常に確認でき、問い合わせや利用者様が増えたことが分かると、職員のモチベーションも目に見えて上がっていきました。

・また、毎月法人全体で定例の会議があるのですが、これまでと違い、現状の課題・対応方針・成果を、データに基づき説得力のある形で報告することができるようになりました。

うまく定着した秘訣はどのあたりにありますか。

・はじめはデータから抽出される各指標をどう解釈してよいのか悩むところもありました。 しかし、週一回のミーティングを設定していただき、自分たちの状態を納得するまで議論させていただけたことが大きかったと思います。

・過去の自分たちの手法とは異なる方法で稼働率改善を進めていく中で、確認したい点、優先順位をしっかり固めながら、自信を持って進めることができました。

3.導入による効果

ペースノートの導入により、どのような効果がありましたか。

・利用開始時に70%台だった稼働率が、4か月間で100%近くまで上昇しました。正直、想定以上のスピードで稼働を上げることができています。

・加えて、経験の浅かった相談員も飛躍的に成長しました。当初はケアマネや利用者様とのコミュニケーションに不安のある状態でしたが、本人が行動を変えることで、利用者様の定着や、稼働率の改善に直結するという経験をできたことで、みるみるうちに成長してくれました。 送迎の際や施設での声掛け、電話での応対などの様子が、以前より目に見えて活気あるものになってきたようにも思います。

4.今後の展望

最後に、幸楽の里ねや川のショートステイについて、今後の展望を教えてください。

・継続して稼働率を高め・維持していくことはもちろんですが、どう効率よく・無駄なく実施できるかも同時に追求していきたいと思っています。 今後はペースノートを活用しながらさらなる業務の効率化を進めていきます。