紙での運用は非常に手間がかかり、情報共有もしにくかった

まずは社会福祉法人共生会 特別養護老人ホーム共生の家様について教えてください。

私ども社会福祉法人共生会は、埼玉県蓮田市にて、特別養護老人ホーム共生の家を運営しています。2021年9月に設立された法人で、職員数は約90名です。入所100床、ショートステイ12床を提供しています。

医療・介護福祉・教育分野を中心に複数の事業運営を行なっている「元気グループ」の中の一つの法人で、グループ全体の職員数は約8,000名です。「共に生きる」の共通理念のもと、地域の大きな一軒家となるべく活動をしています。

 

 

ペースノートはショートステイの入退所管理のために導入し、相談員が中心となって編集権限で使用していますが、請求担当者や現場の介護職員、管理栄養士などの専門職員にも閲覧権限を付与して、情報共有に努めています。

 

 

ペースノートを導入する前、実務においてどのような課題があったのでしょうか？

以前は印刷した紙に手書きをして入退所表を管理していました。予約のキャンセルや追加があるたびに書いたり消したりして部屋を組み直し、それをコピーして現場に渡していたので、非常に手間がかかっていました。鉛筆で書いたものを消しゴムで消すと、紙がよれたり破けたりしますし、修正液を何度も重ねると文字が書きにくくなるのも悩みでした。

 

 

また、今日は何人入所し、何人退所するのかという入退所の全体スケジュールや、それぞれの入退所の時刻などがわかりにくく、現場との間でうまく共有できていないことも課題でした。紙（原本）を修正し、それをコピーして現場に届けるという情報共有の形ですと、どうしても抜け漏れが起こる可能性があります。

 

 

さらに、紙での共有の場合は、二度手間、三度手間になるのを避けるために、翌月分を確定して渡すのが月末ギリギリになりがちで、現場が前もって把握することができません。

その結果、介護職員が仕事の見通しを立てづらかったり、栄養課の管理栄養士がお正月のおせちのような季節食の食数をギリギリまで把握できなかったりして、情報共有の課題を感じていました。

 

 

稼働率についても課題を感じていましたか？

そうですね。共生の家は2023年4月設立ですが、少し時間をあけてショートステイを始めたこともあって、まだ十分に認知されておらず、稼働率が55％を下回ることもありました。

ショートステイの12床のうち何床かはロングで取っていたのですが、特養の運営も厳しくなっている昨今では施設全体の稼働率を最適化するためにロングの方を特養の入所に回す必要があります。

その方が特養に移られてショートの稼働率が下がってしまっても、すぐに空床を埋めることができていなかったのです。

 

 

ベッドコントロールと営業に課題があり、目標である稼働率90％以上に近づけるためには、リアルタイムで空床状況を把握して伝えられる営業ツールが必要だと感じていました。

 

 

業務効率化と稼働率向上を期待して、ペースノートを導入

ペースノートを知ったきっかけと、導入の経緯を教えてください。

もともと前職（東京都の特別養護老人ホーム）でずっとペースノートを利用していたので、その機能や使いやすさをよく知っており、サポートの手厚さも評価していました。

 

 

私は2025年9月までは特養の相談員をしていて、10月からショートステイの相談員になったのですが、異動になる前、前任者が紙での管理・共有のしにくさに苦労しているのを見て、「ペースノートを導入しましょう」と提案しました。

管理が楽になるのはもちろんですが、空床状況が即時確認できるペースノートは、稼働率を上げるための営業ツールとしてきっと役に立つという確信があったからです。

 

 

ペースノートが、使用している記録ソフト「ケアカルテ」と連携できることも魅力でした。ケアカルテと連携できるなら、ペースノートに入力するだけで、ご利用者の情報を二重に管理する必要がなく、拠出や請求も含めて一括管理できますから。

 

 

そして、2025年5月に問い合わせをして、同月末にトライアル開始、7月には正式導入となりました。その後、たまたま人事異動で私がショートステイの相談員になったわけですが、あのときペースノートを導入しておいて本当によかったと思っています。

 

 

導入に際して、周りの反応はいかがでしたか？

前任の相談員は、最初はうまくイメージができず、「ペースノートを導入することで本当に変わるのか？」と半信半疑でしたが、説明会に参加して話を聞いたことで、納得できたようです。

実際に触った後、「本当に使いやすくて助かりました」と言ってくれました。

 

 

現場からも特に否定的な意見は出ず、スムーズに移行できたと思います。現場には閲覧権限を付与しているので、「変な操作をしたり、間違えて消したりしたらどうしよう」と思わずに済み、安心感につながっているようです。

 

 

現場との共有がレベルアップし、稼働率も大幅に向上

正式運用をするようになって約半年が経ちますが、当初の課題は解決できましたか？

そうですね。まず、入退所表の管理がとても楽になりました。以前は頭の中であれこれ考えながら書いたり消したりして表を埋めていましたが、ペースノートであればクリックして移動させるだけで反映されるので、簡単なパズルのようなイメージです。

同じ部屋に重複置きができるので、部屋を移動させるときもホワイトボードの利用者マグネットのように仮置きができ、とても便利だと感じています。

 

 

現場との情報共有も格段にしやすくなりました。こちらが忙しくて変更した紙をすぐに届けに行けなくても、ペースノートを開くだけで、今日誰が入所する・退所するといったスケジュールがひと目でわかり、とても助かっています。

 

 

キャンセルや変更があったときも、ペースノートに入力すれば反映されて、現場ですぐ見られるのがいいですね。紙だと確定するまで共有できませんでしたが、ペースノートに翌月分も暫定で入れておけるようになって、現場が先の予定を把握しやすくなりました。

 

 

入退所のスケジュールはもちろん、「テレビあり」「送迎時に車椅子が必要」といった特記事項もメモできるので、共有のレベルが上がりました。現場は365日24時間動いていますが、ペースノートに載せておけば、現場職員が適宜見て、必要があれば内線で連絡をしてくれます。現場での気づきが増え、自発的に意見が出るようになったのも大きな変化です。

 

 

ペースノートを導入したことで、稼働率の向上につながりましたか？

はい。導入する前は稼働率が55%くらいでしたが、7月にペースノートを導入して、9月、10月、11月は稼働率90％を超える見込みになりました。

ロングの方が4人ほど一気に特養に移ったことで稼働率が一時的に下がることもありましたが、それでも70％台後半で推移できているのは、ペースノートが営業ツールとしての役割を果たしてくれているからだと思います。おかげで、来月も稼働率90％前後になりそうです。

 

 

これほど稼働率が上がった要因は、やはりFAX営業だと思います。ペースノートのFAX送信機能は原稿の文言も変えられるのがいいですね。

私たちの施設はInstagramを積極的に運用しイベント情報を発信しているので、その内容をFAXの原稿に入れることで訴求力を高めています。ロングを募集しているという直近の情報をFAXに盛り込むと、なじみのある居宅の事業所から連絡がもらえることが多いです。

 

 

新規開拓するときも、近隣のケアマネジャーや病院に事前にFAXを送っておくと、訪問したときに「最近FAXを送ってくれている事業所さんですよね」と認識してくれ、ファーストコンタクトが非常に楽になります。本当に「営業をしやすくするツール」だと感じています。

 

 

当然のことながら、稼働率が上がったことで収益が増加しました。業務効率化により残業も減らせて、利益率も上がったので、経営的なインパクトは大きいと思います。

 

 

高い稼働率は、より多く地域のニーズに応え、貢献できた証

 

 

ペースノート社の開発の姿勢やサポート体制に関しては、どう感じていますか？

定期的にカスタマーサービスの方からフォローアップがあるのがありがたいですね。要望を伝えるとすぐにフィードバックをくれたり、臨機応変に対応してくれたりするので、とても助かっています。

先日教えていただいたFAXでの新規開拓に関するアドバイスも参考になりました。距離のある送迎は負担が大きくなるので敬遠していましたが、遠方の居宅事業所にロングショートの募集をお送りするとすぐにご返信がいただけました。

 

 

これからペースノートの導入を検討している方のアドバイスをお願いします。

迷っているくらいなら、早く導入したほうがいいですよと伝えたいです。時代が変わって、ITリテラシーが高い人も増えてきているので、新しいツールを導入する障壁は想像しているよりもずっと低いと思います。現場は意外とスムーズにいきますから。

 

 

ペースノートは若い人たちの活躍を後押しするツールにもなると思います。若い人たちは、新しいものをすぐ使いこなせるようになるので、知識を身につけて上の世代のITに苦手意識がある人たちに教えていくことで、自信にもつながるでしょう。

 

 

新しいことを始めるときに不安はつきものですが、現状維持は衰退ともいいます。勇気をもって一歩踏み出せば、時間的にも精神的にも余裕が生まれ、職員が楽しくいきいきと働けるようになります。その先にはきっとワクワクする未来が待っているはずです。

 

 

最後に、今後の展望やペースノート社への期待をお聞かせください。

私たちはペースノートをベッドコントロールと営業のために使うことで、稼働率向上を実現しましたが、言い換えると、それまで地域の潜在的なニーズに気づけていなかったんです。

地域には困っている人たちがたくさんいます。その人たちに必要なタイミングでサービスを利用してもらえるようにすることが、私たちの役割です。営業FAX送信は、地域の潜在的なニーズを掘り起こすための「種まき」といえますし、ベッドコントロールを改善すればより多くの困っている方を受け入れられます。

 

 

稼働率という数字に目がいきがちですが、それはあくまでも地域の困っている人たちの役に立てたことの結果に過ぎません。高い稼働率は、それだけ多く支援ができたことの証です。

私たちはこれからもサービスの提供を通して地域に貢献したいと思っていますし、現場職員の負担なくご利用者を受け入れられるためのツールとして、引き続きペースノートを活用していきたいです。

 

 

ペースノートは新機能を追加したり連携ツールを増やしたりとバージョンアップしていますが、移り変わりの激しい時代なので、今後のアップデートにも期待しています。意見交換をしながら、困っている人たちの支援につながる仕組みをつくっていけたら嬉しいです。