新型コロナウイルスの流行に伴う稼働率の低下

まずは暘谷苑さんについて教えてください。

大分県の日出町で特別養護老人ホームから事業を開始し、現在は地域のニーズに応えるために有料老人ホームや障がい福祉など幅広くサービスを提供しています。

ペースノートはショートステイの事業所で、相談員を中心に利用しています。

 

 

ぺースノートの導入前はどのように予約管理をされていたのでしょうか？

エクセルで入退所の日付、送迎のありなし、満床になる日の合計日数などを管理していました。

ただこのエクセルはあくまで簡素なものだったため、居室の管理など細かいところまでは手が届いていませんでした。

 

 

エクセルの予約管理に課題はありましたか？

元々は社内ネットワークでファイルを共有していたのですが、不調が続いたためにUSBメモリにエクセルファイルを保管する方式になっていました。

ファイルを開くためにはまずは保管場所に行って、そしてなければ使っている人を探す、場合によっては待つ必要もあります。

使える人が1名に限定されてしまうために、他の人が使っていると自分は使えないんですよね。

USBメモリ内には予約管理以外のファイルも入っていたので、なおさら不便だと感じていました。

 

 

実はUSBメモリの運用は不便なため、一度パソコン内でファイル管理していた時期があったのです。

ただ、この時にたまたまパソコンが故障してしまい、3日間くらいファイルを開くことができませんでした。

パソコンの保守をお願いしている会社さんに依頼してなんとか修理はできたのですが、その間は予約表を見れませんでした。

結果的に先の予定が見えないせいでご利用者、ご家族にたいへんご迷惑をおかけしてしまいました。

 

 

ファイルをUSBメモリで管理するのは、共有がむずかしく保管もたいへんそうですね。他にも課題に感じていたことはありましたでしょうか？

ファイルの上書き保存を忘れてしまうことも起こりますし、複数人で管理しているので「本当にこれが最新版か？」と疑うこともありました。

また集計の部分は関数が入っているので、数式に触れないように注意喚起を行っていました。

 

 

こういった課題はずっと感じていたものでしょうか？

そうですね、約20年前に相談員として働き始めたのですが、ずっと同じファイルを使っていて、できるかぎり業務を効率化していきたいとは思っていました。

しかしショートステイの予約管理に対して、もっとたいへんな事態が発生しました。

 

 

何が起こったのでしょうか？

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、ショートステイの受け入れを制限せざるを得ない時期がありました。

制限を解除したあとに、どうしても稼働率が戻らず、まずはここをなるべく満床に近づけるところが最優先課題となりました。

これはショートステイへの影響だけではありませんでした。

ショートステイを利用後に特養へ入所される方も多く、特養の稼働率にも大きな影響がありました。

 

 

今まで以上に営業範囲を広げるためにFAX送信を活用

ペースノートを知ったきっかけを教えてください。

当法人の理事長が、すでにペースノートを使っている法人さんからお話を伺ったそうです。

そちらの法人さんでは稼働率の向上という成果が出ていたので、相談員を含めて利用を始めることになりました。

お話を聞いてから2ヶ月くらいで利用を開始しましたね。

 

 

ペースノートをご利用いただいてから、稼働率は向上しましたか？

評判通りで、導入後2ヶ月程度で早速の成果が出始めました。

特に稼働率に影響を与えたのがFAX送信の機能ですね。

 

 

稼働率が落ちた時期になんとかしたいと思って、必死になって足を使った営業をしていたんですよね。

今までもこういった営業活動が稼働率に影響していたので、同じやり方で稼働率が戻ると思っていたのですが、なかなか成果が出せませんでした。

アナログな営業方法は、やはり時間がかかってしまうので、どうしても回れる数に限りがあります。

稼働率を大きく向上させるには、営業範囲を広げてもっと多くの方にショートステイの存在を知ってもらわなければなりません。

ここの範囲を広げるには何らかのツールの力を借りる必要性がありました。

 

 

今までも関わりのある居宅の事業所にFAXを送ることはあったのですが、手作業のために10〜15件くらいしか送る余裕がありませんでした。

また月に2回は送ろうと決めていたのですが、なかなか時間を確保できずに送れないこともありました。

ペースノートはボタンひとつで登録していた事業所にまとめてFAXを送れるので、本当に手間なく多くの事業所に営業ができます。

現状は70数件の事業所に一括で空床状況を送信できています。

 

 

数が増えたおかげか、送る度に何かしらの反応をいただけるようになりました。

成果が出始めたので、日出町の事業所だけでなく、隣の市区町村にも空室状況を送信するようにしました。

意外と知らない事業所もあるものだと思ったのと同時に、連絡をしてみるものだなと思いました。

他の市区町村の方からの新規利用も増えましたね。

どうしても距離が離れているので送迎などの関係ですべての方は受け入れることができませんが、可能な限り受け入れ対応をしています。

 

 

送る数が増えたことで、その分成果につながっているということですね。

そうですね。

これまで送っていなかったところからの連絡もありますし、今までお付き合いのある方からもご連絡をいただいています。

ここ数ヶ月は特に反応がいいのですが、おそらく継続して連絡をしていたことで印象に残ったのだと思います。

たまたまですが、近隣のショートステイの事業所が閉鎖して減っているので、こういったチャンスを掴むことができたのかも知れません。

ペースノートのFAX機能を使ってまずは多くの方に知っていただき、その後は着実に関係性を深めることで成果が出せるようになりました。

 

 

定期利用者の可視化による意識の変化

定期のご利用者も増えていますよね。

そうですね、ペースノートを開くと先月利用があったけど今月まだ予約がない方の一覧が表示されます。

一覧に定期利用者が表示されることで、フォローの連絡を入れる意識が強くなりました。

今までも経験に基づいてなんとなくやっていたのですが、やはり一覧に載っている方にお電話をするとご利用につながります。

成果が出るということが実感できたので、いかに定期利用者のフォローの連絡が大事なのかとわかりましたね。

いつの間にかペースノートを見なくても感覚的に「最近この人連絡していないな」と思えるようになりました。

 

 

ミドル、ロングの利用も増えていますが、こちらもペースノートの影響はありますでしょうか？

FAX送信する際に、備考欄にコメントを追加するようにしたんですよね。

利用期間が長い方、経管栄養の方や生活保護の方なども受け入れができるということを書いています。

居宅の方も困っていることが多いのか、幅広い受け入れ条件を記載するとさらに問い合わせが増えるようになりました。

 

 

ショートステイの稼働率が上がることで、特養の稼働率も上がりましたか？

はい、ショートステイは30%くらい向上したのですが、特養も3%ほど増えています。

特養の方が床数が多いためパーセンテージだと小さく見えますが、人数にすると影響は大きいですね。

やはりショートステイを利用いただいた方が、その後特養に入居されることが増えています。

 

 

エクセルで感じていたファイル管理の課題は解決できましたか？

ペースノートはクラウド型の製品なので、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスすることができます。

USBメモリの運用だと一部のスタッフしか見れないですが、今は理事長など経営層も閲覧できます。

経営層から見ているとは言われていませんが、こちらとしては見られていると思っていて、とてもいい刺激になっています。

 

 

今考えるとUSBメモリの運用は紛失リスクもありますし、持ち帰らないようにする管理などが必要ですよね。

USBメモリの物理的な管理がなくなることは、精神的な面も含めて管理コストが大きく下がると思います。

 

 

機能改善に対する姿勢と、改善速度への評価

機能改善に対する評価を教えてください。

ちょっとした要望にも真摯に耳を傾けてくれて、使いやすいアップデートをしてくれるのはありがたいですね。

他のソフトでも話を聞いてくれる会社さんはありますが、ペースノートさんは実装が格段に早いので驚いています。

早い時だと数日後には改善されています。

アップデートが多いのはもちろんありがたいですが、毎回きっちりとメールなどでお知らせをしてくれるのも助かっています。

 

 

これからペースノートを導入する方へのアドバイスや、今後の展望があれば教えてください。

間違いなく現場の負担が減って管理がしやすくなるので、相談員としては皆様にお使いいただきたいと思っています。

まだまだ使いこなせていない点もありますので、活用度を上げてさらなる業務効率化を目指していきたいです。

当法人ではFAX機能と定期利用者の一覧を活用して、受け入れ制限前の稼働率に戻すことができたので、今後はさらに向上させて100%に近い数字をキープできるようになりたいです。

今でも近い数字になる月があるのですが、現状はまだ安定してはいないので、ペースノートの機能を活用しながらさらなる工夫をしていきたいです。