1.導入の背景　~入所者管理の効率化~

まず、導入前に抱えていた課題について教えてください。

上田様：ペースノートを導入したのは、稼働率を上げたくても、なかなか入所者が増えずに困っていたタイミングでした。

新規入所者を増やすために病院への営業をつづけながら、職員は紙とExcelで複雑な入退所調整をこなし、日々声掛けをしながら取り組んでいました。

ところが、いざ病院から問い合わせがあっても空き状況をすぐに返答できなかったり、声掛けはどうしてもお付き合いのある病院中心になってしまうという課題がありました。

やはり、紙とExcelベースの入退所管理では職員間で最新情報が共有が出来ないため、いつ、どの部屋が空いているのか相談員が集まって話さないと分かりませんし、予定変更や修正、指標計算にも手間がかかり、腰を据えて新たな営業先を検討する時間が取れず、居宅の営業まで手が回らないというのが実態でした。

 

導入を決めた理由を教えてください。

上田様：入所者を増やすために、営業の打ち手を増やせないかと考えたからです。

①病院や居宅ケアマネからの問い合わせを増やし、②早く応えることで利用者増につなげるために何が必要かと考えました。

ペースノートを導入すれば最新の入退所情報をすべての相談員が必要なタイミングで見ることが出来ます。

また、予定を入力すると、稼働率をすぐに確認できる点も助かると思い、導入を決めました。

 

2.導入後の運用時の対応　~導入支援によりスムーズに利用開始~

ペースノートの運用開始にあたり苦労した点を教えてください。

上田様：一番心配していたのは初期設定です。ITシステムを導入する際には長い研修や、大量のデータ入力が必要かと思っていましたが、ペースノート側で移行作業を行ってくれたのでスムーズでした。

また、導入後は担当チームが施設まで来てくれ、使用・運用の方法を相談できたので、すぐに使えるようになりました。

 

うまく定着した秘訣はどのあたりにありますか。

上田様：入退所表が使いづらいという課題感は現場の共通の悩みだったため、現場としてもやってみようという気持ちが大きかったです。FAX機能についても、1時間弱かかっていた作業をワンクリックに短縮できるメリットを感じられたので、新しいシステムが定着しやすかったと思います。

 

3.導入による効果　~FAXの活用でショートステイ増~

ペースノートの導入により、どのような効果がありましたか。

 

上田様：短期間に居宅を含む新たな取引先を広げ、関係を深められた点は大きな変化です。

1時間弱かかっていた営業用FAX作業も、ペースノートのFAX作成機能を使えば3分に短縮できるので、手間をかけずに隔週で営業用FAXを送れるようになりました。結果、ショートステイの問い合わせも増えたと実感しています。これまで営業していなかった居宅からは「空きがない施設だと思い込んでいたけど、意外と空いてるね」という声をいただくこともありました。

また、問い合わせが増えたのはもちろんのこと、その場で空き状況を回答できる点も重要です。特に、緊急でのショートのニーズに対応出来るイメージを持ってもらうことができ、頼っていただける居宅が増えたと感じています。

施設周辺の居宅が当施設を選択肢に入れてくれるようになった影響は大きく、実際に導入後３か月で、ショートステイの利用は10~15%増加しました。

また、ショートステイをきっかけとした老健入所も増加しました。

実感として、ショートステイ利用後に老健に入所してくださる方は相当数いらっしゃいました。ショートの利用が増えた結果、老健の稼働率も向上し、コロナ渦でも稼働率を大きく落とすことなくキープできています。

職員の意識も変わったと思います。入退所表で空いている・空いていないが一目で分かるようになると、空床を早く埋めたくなります。入所いただけるタイミングが見やすくなり、入退所日を1-2日調整するような声掛けも増えました。

さらに、運営状況が常に見えることで、業務改善の効果も感じます。稼働率の把握のために毎晩Excelを取りまとめ、修正する手間がなくなりました。月数回ある相談員同士の調整ミーティングも、これまでは状況把握と修正からスタートしていましたが、入退所状況について全員が同じ理解を持ったうえで打ち合わせできるので、稼働を向上するためにどうすべきかなど、より生産的な議論のみに時間を使えるようになりました。

 

4.今後の展望

最後に、グリーンガーデン橋本について、今後の展望を教えてください。

上田様：継続して高い稼働率を維持しながら、より一層業務の無駄を省いていきたいと考えています。たとえば、営業FAXの自動送信や、在宅復帰指標管理も一括管理できれば、一段と効率化が進むと思います。ペースノートを今後も活用していくユーザーとしては、今後の機能拡張についても非常に期待をしています。